PILLOLA 5: CAPITOLATI DI FORNITURA: ISTRUZIONI PER L’ USO

VI È MAI CAPITATO DI RICEVERE UN RECLAMO E DI CHIEDERVI: “MA AVRÀ RAGIONE DAVVERO?” 

Scommetto di sì. E scommetto anche che, almeno una volta, avete finito per accettarlo… senza esserne del tutto convinti. 

Il motivo, spesso, è semplice: mancava un riferimento chiaro a cui appoggiarsi. Ed è proprio di questo che parliamo nella pillola di oggi: dei rapporti tra cliente e fornitore e, in particolare, dei capitolati di fornitura. 

Li conoscete bene: sono quei documenti che ogni tanto i clienti ci mandano da firmare. Pagine e pagine così dense che viene quasi voglia di chiamare un avvocato prima di mettere una firma. 

E in effetti un fondo di verità c’è. Il capitolato, che di solito propone il cliente ma a volte anche il fornitore, ha un vero valore legale: stabilisce quando un bene è accettabile e quando no, in vista del momento in cui passerà di proprietà, cioè quando ci sarà una vendita vera e propria. 

Il rovescio della medaglia? Molti capitolati sono talmente complessi da scoraggiare chi li riceve dal firmarli senza riserve. 

PRIMA DOMANDA: IL CAPITOLATO SERVE SEMPRE? 

Non è obbligatorio, ma è fortemente consigliato. Perché custodisce informazioni preziose che regolano la trattativa commerciale. E senza un accordo scritto, in caso di contestazione, ci ritroviamo senza elementi per difendere la nostra posizione. 

Attenzione, però: questo non significa che senza capitolato siamo completamente scoperti. Già nella fase iniziale della trattativa, infatti, ci si scambiano schede tecniche e dichiarazioni di conformità o, nel caso dei servizi, curriculum e attestati di formazione. Sono i documenti su cui si costruisce il rapporto commerciale e hanno, a tutti gli effetti, valore legale: vale per le schede tecniche e per le dichiarazioni di conformità. In altre parole, i primi requisiti di fornitura nascono proprio lì. 

SECONDA DOMANDA: A COSA SERVE, ALLORA, UN CAPITOLATO? 

Serve a completare quei documenti e ad andare oltre. Non si limita a descrivere le caratteristiche di un prodotto o di un servizio: definisce anche come cliente e fornitore dialogheranno tra loro. 

Dentro troviamo, per esempio, come si gestiscono le non conformità; se e come sono previsti audit presso il fornitore; chi sono i referenti e come contattarli. E poi tutta una serie di informazioni che in una scheda tecnica o in una dichiarazione di conformità semplicemente non troverebbero spazio. 

In sintesi, il capitolato dovrebbe essere un momento di condivisione: un accordo in cui entrambe le parti stabiliscono come, quando e perché un prodotto verrà fornito. Per questo andrebbe definito prima della produzione, o almeno prima della vendita. Anche se, lo sappiamo bene, nella realtà non va sempre così. 

TERZA E ULTIMA DOMANDA: QUANTO DEVE ESSERE COMPLESSO UN CAPITOLATO? 

Dipende da almeno tre fattori: 

• il valore del bene stesso; 
• l’organizzazione del cliente e, di conseguenza, le tutele di cui ha bisogno; 
• il mercato di destinazione, cioè l’impatto che quel bene può avere sul business del cliente e sul mercato in generale. 

Più questi fattori pesano, più tutele serviranno e più il capitolato diventerà articolato. 

E chiudo con una riflessione personale. Un capitolato, per quanto dettagliato, dovrebbe essere prima di tutto comprensibile. Perché un documento che nessuno capisce difficilmente verrà firmato con serenità. E un accordo firmato senza serenità… è già un mezzo reclamo in arrivo. Risorsa esclusiva per i nostri iscritti!

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